Sensible Daten liegen längst nicht mehr nur in Papierform vor. Mit der zunehmenden Digitalisierung gilt es, auch Speichermedien wie Festplatten, CD-ROMs oder USB-Sticks sicher und zuverlässig zu entsorgen. Da an eine rechtssichere Unbrauchbarmachung aber besondere Anforderungen gestellt sind, sollten sowohl die Abholung als auch die finale Vernichtung nicht dem Zufall überlassen bleiben.
Längst nicht mehr nur Papierakten: Datenvernichtung betrifft zunehmend auch elektronische Speichermedien
Die Vernichtung von datenschutzrelevantem Material wie Rechnungen, Kundenunterlagen, Geschäftsbriefen und vielem mehr gehört seit langem zu den Standardaufgaben von Unternehmen, Behörden und sonstigen Einrichtungen. Ob Produktionsbetrieb, Rechtsanwaltskanzlei oder Arztpraxis – überall fallen sensible Unterlagen an, die nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfristen wirkungsvoll und zuverlässig vernichtet werden müssen. Angesichts der zunehmenden Digitalisierung gehört seit einigen Jahren auch die rechtssichere und vollständige Vernichtung verschiedener elektronischer Speichermedien dazu. Von Festplatten über CD-ROMs und USB-Sticks bis hin zu den alten aber teilweise noch vorhandenen Disketten. Da bei all diesen Datenträgern hinsichtlich einer zuverlässigen Vernichtung besondere Erfordernisse bestehen, sind Erfahrung, Kompetenz und das richtige technische Know-how unverzichtbar.
Datenvernichtung besser nicht in Eigenregie vornehmen
Wer sich zum ersten Mal mit der Frage nach einer Vernichtung elektronisch gespeicherter Daten befasst, der könnte leicht auf die Idee kommen, mit „Hausmitteln“ zum Ziel zu gelangen. So wird teilweise die zwar naheliegende, leider aber völlig falsche Vorstellung geäußert, durch Löschen der betroffenen Datenträger (wie beispielsweise Festplatten oder USB-Sticks) würden die darauf befindlichen Informationen zuverlässig getilgt. Wer diesem Irrtum aufsitzt und seine Speichermedien nach einem einfachen Löschvorgang als „sauber“ betrachtet, der könnte unter Umständen schnell eines besseren belehrt werden und sich schon sehr bald mit strafrechtlichen Ermittlungen und Schadenersatzforderungen konfrontiert sehen. Zudem ist bei derartigen Fällen ein negativer Presserummel recht wahrscheinlich.
Der Hintergrund: Bei einem einfachen Löschvorgang werden die auf einem Datenträger befindlichen Dateien nicht wirklich entfernt, sondern sie werden lediglich nicht mehr angezeigt. Um sie zurückzuholen, bedarf es dabei noch nicht einmal besonderer EDV-Kenntnisse; mit passenden Programmen, ist es kinderleicht, die Informationen wieder sichtbar zu machen. Aus diesem Grunde gilt: Datenvernichtung sollte nie in Eigenregie vorgenommen werden!
Zu vernichtende Speichermedien vor unberechtigtem Zugriff schützen
In Sachen Datenvernichtung muss ferner immer darauf geachtet werden, dass mobile Speichermedien nicht auf dem Weg zur endgültigen Vernichtung in die Hände unberechtigter Dritter gelangen. Zu leicht ist heutzutage die Möglichkeit, Kopien anzufertigen und auf diese Weise sensible Informationen abzuschöpfen. Es gilt deshalb, den gesamten Vernichtungsprozess – von der Abholung bis zum finalen Shreddern – in die Hände zuverlässiger Profis zu legen. Nur so lassen sich Ärger und finanzielle Folgen vermeiden.
Überdies muss stets sichergestellt sein, dass die physische Vernichtung von Datenträgern den jeweiligen DIN-Vorschriften entspricht. Anderenfalls ist unter Umständen durch Spezialisten eine Wiederherstellung der Informationen möglich. Ein Szenario, welches insbesondere im Bereich der Industriespionage von großer Relevanz ist.
Sinnvolle Vernichtungsintervalle festlegen
In kleineren Handwerksbetrieben oder beim nebenberuflich arbeitenden Steuerberater werden zu vernichtende Datenträger oft nur selten anfallen. Entsprechend groß können die Intervalle zur Entsorgung angesetzt werden. Allerdings muss dabei immer auch das Risiko bedacht werden, dass alte und irgendwo herumliegende Speichermedien leicht in Verlust und somit in den Einflussbereich Dritter gelangen können. Um dies zu vermeiden, sollte besser auch hier eine regelmäßige Abholung vereinbart werden.
Großunternehmen und Behörden lassen ihre ausgemusterten Datenträger zumeist ohnehin monatlich oder jährlich entsorgen. Eine vernünftige Entscheidung, die für mehr Sicherheit sorgt und vor unliebsamen Überraschungen schützt.
Professionelle Datenvernichtung durch GENVER®!
Ganz gleich, um welche Art von Daten es geht – eine bis ins Detail wirkungsvolle, zuverlässige und überdies diskrete Abwicklung des angestrebten Vernichtungsvorganges ist unverzichtbar. Ob Sie also Papierakten entsorgen möchten oder eine Datenvernichtung der auf elektronischen Speichermedien vorhandenen Informationen wünschen – setzen Sie von Anfang an auf einen Partner, der sein Handwerk versteht und mit den Vorgaben des Datenschutzes sowie mit allen DIN-Normen vertraut ist. GENVER® steht Ihnen hierbei als professioneller Dienstleister zur Verfügung. Dank unserer Erfahrung, der hohen Motivation unserer Mitarbeiter und der eingesetzten Technik sind wir in der Lage, alle Aufgaben rund um die Vernichtung von Datenträgern jeder Art schnell und kompetent abzuwickeln. Sprechen Sie uns daher gern an und lassen Sie sich beraten. Wir freuen uns auf Ihr Interesse!