Nachfolgende Auflistung führt alle wesentlichen Schriftgüter in alphabetischer Reihenfolge auf die ab dem 01. Januar 2018 vernichtet werden dürfen. Diese Auflistung ist nur ein Service und soll Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Es kann keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit übernommen werden, obwohl die Auflistung mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde.
Übersicht der Aufbewahrungsfristen von Dokumenten für 2018
| gesetzl. Aufbewahrungsfrist in Jahre | Jahrgang | |
| A | ||
| Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben | 0 | – |
| Abrechnungsunterlagen | 10 | 2007 |
| Abtretungserklärungen | 6 | 2011 |
| Akkreditive | 6 | 2011 |
| An- Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen | 6 | 2011 |
| Änderungsnachweise der EDV-Buchführung | 10 | 2007 |
| Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben | 6 | 2011 |
| Angestelltenversicherung (Belege) | 10 | 2007 |
| Anlagevermögen | 10 | 2007 |
| Anlageverzeichnisse | 10 | 2007 |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 6 | 2011 |
| Ausgangsrechnungen | 10 | 2007 |
| Außendienstabrechnungen | 10 | 2007 |
| B | ||
| Bankbelege und- auszüge | 10 | 2007 |
| Bankbürgschaften | 6 | 2011 |
| Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung | 10 | 2007 |
| Belastungsanzeigen (extern und intern) | 10 | 2007 |
| Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen | 10 | 2007 |
| Belege, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) | 10 | 2007 |
| Bestell- und Auftragsunterlagen | 6 | 2011 |
| Beteiligungsunterlagen | 10 | 2007 |
| Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen | 10 | 2007 |
| Betriebskostenrechnungen | 10 | 2007 |
| Betriebsprüfungsberichte | 10 | 2007 |
| Betriebstagebücher (EfbV) | 5 | 2012 |
| Bewirtungsunterlagen | 10 | 2007 |
| Bilanzen (Jahresbilanzen) | 10 | 2007 |
| Bilanzen und Bilanzanlagen | 10 | 2007 |
| Buchungsbelege- /anweisungen | 10 | 2007 |
| Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) | 6 | 2011 |
| D | ||
| Darlehnsunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) | 10 | 2007 |
| Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) | 10 | 2007 |
| Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) | 10 | 2007 |
| Debitorenlisten / Debitorenbuchhaltung | 10 | 2007 |
| Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen | 10 | 2007 |
| Doppelbesteuerungsunterlagen | 6 | 2011 |
| E | ||
| EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (z.B. Ablaufdiagramme, Blockdiagramme und ähnl. Organisationsbeschreibungen) | 10 | 2007 |
| Effektkassenquittungen, Effektempfangsbescheinigungen (soweit Buchungsbelege), Effektenbuch | 10 | 2007 |
| Eingangsrechnungen | 10 | 2007 |
| Einheitswertunterlagen | 10 | 2007 |
| E-Mail mit steuerrelevanten Inhalt | 10 | 2007 |
| Essenmarkenabrechnungen | 10 | 2007 |
| F | ||
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 | 2007 |
| Finanzberichte | 6 | 2011 |
| Frachtbriefe | 10 | 2007 |
| Freistempelabrechnungen | 10 | 2007 |
| G | ||
| Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar | 10 | 2007 |
| Gehaltslisten | 10 | 2007 |
| Geschäftsberichte | 10 | 2007 |
| Geschäftsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften) | 6 | 2010 |
| Geschenknachweise | 10 | 2007 |
| Gesellschafterversammlungen /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) | 10 | 2007 |
| Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) | 10 | 2007 |
| Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare | 10 | 2007 |
| Grundbuchauszüge | 10 | 2007 |
| Gründungsakten der Gesellschaft | 10 | 2007 |
| Gutachten | 10 | 2007 |
| Gutschriftsanzeigen, Gutschriften | 10 | 2007 |
| H | ||
| Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften) | 6 | 2011 |
| Handelsbücher | 10 | 2007 |
| Handelsregisterauszüge | 6 | 2011 |
| Hauptbücher | 10 | 2007 |
| Hauptversammlung (Beschlüsse, Protokolle | 10 | 2007 |
| I | ||
| Inkassobücher, -karteien, -quittungen | 10 | 2007 |
| Inventare, Inventarnachweise | 10 | 2007 |
| Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke | 10 | 2007 |
| Investitionszulage (Unterlagen) | 6 | 2011 |
| J | ||
| Jahresabschluss | 10 | 2007 |
| Jahreslohnachweise für Berufsgenossenschaften | 10 | 2007 |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 10 | 2007 |
| K | ||
| Kalkulationsunterlagen | 6 | 2011 |
| Kassenberichte | 10 | 2007 |
| Kassenbücher und -blätter | 10 | 2007 |
| Kassenzettel | 10 | 2007 |
| Kontenpläne und Kontenplanänderungen | 10 | 2007 |
| Kontenregister | 10 | 2007 |
| Kontoauszüge | 10 | 2007 |
| Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte | 10 | 2007 |
| Kostenträgerrechnungen | 10 | 2007 |
| Krankenhaus-Buchführungsunterlagen | 10 | 2007 |
| Kreditorenbuchhaltung | 10 | 2007 |
| Kreditunterlagen (nach Ablauf des Kreditvertrages) | 6 | 2011 |
| L | ||
| Lagerbuchführung | 10 | 2007 |
| Lastschriftanzeigen | 10 | 2007 |
| Lieferscheine, wenn Buchungsbelege | 10 | 2007 |
| Lohnbelege | 10 | 2007 |
| Lohnkontenarten | 10 | 2007 |
| Lohnlisten | 10 | 2007 |
| Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) | 10 | 2007 |
| M | ||
| Magnetbänder mit Buchungsfunktionen | 10 | 2007 |
| Mahnbescheide | 6 | 2011 |
| Mahnvorgänge | 6 | 2011 |
| Maschinenkarteikarten (Inventur) | 10 | 2007 |
| Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) | 6 | 2011 |
| N | ||
| Nachnahmebelege | 10 | 2007 |
| Nebenbücher | 10 | 2007 |
| O | ||
| Offenbarungseidanträge | 6 | 2011 |
| Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung | 10 | 2007 |
| P | ||
| Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) | 10 | 2007 |
| Patente und Patentunterlagen , nach Ablauf des Patents | 6 | 2011 |
| Patientenakten (Krankengeschichte) ambulante und stationär | 30 | 1987 |
| Pensionskassenunterlagen | 10 | 2007 |
| Personalunterlagen | 6 | 2011 |
| Pfändungsunterlagen | 10 | 2007 |
| Postbankauszüge | 10 | 2007 |
| Prämienunterlagen, z.B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen | 10 | 2007 |
| Preislisten | 6 | 2011 |
| Provisionsabrechnungen mit Unterlagen | 10 | 2007 |
| Prozessakten | 10 | 2007 |
| Prüfungsberichte des Abschlussprüfers | 10 | 2007 |
| Q | ||
| Qualitätsmanagment-Unterlagen | 10 | 2007 |
| Quittungen, wenn Buchungsunterlagen | 10 | 2007 |
| R | ||
| Rechnungen (bei Offene-Posten-Buchhaltung) | 10 | 2007 |
| Rechnungen (soweit nicht Offene-Posten-Buchhaltung) | 10 | 2007 |
| Rechnungsunterlagen | 10 | 2007 |
| Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten. Nach Verfahrensabschluss | 6 | 2011 |
| Reisekostenabrechnungen | 10 | 2007 |
| Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) | 10 | 2007 |
| S | ||
| Sachkonten | 10 | 2007 |
| Saldenbilanzen | 10 | 2007 |
| Saldenlisten | 10 | 2007 |
| Schadensunterlagen | 6 | 2011 |
| Scheck- und Wechselunterlagen | 6 | 2011 |
| Schriftwechsel | 6 | 2011 |
| Schriftwechsel ( auch innerbetrieblich) | 6 | 2011 |
| Sozialversicherungsunterlagen | 6 | 2011 |
| Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung | 10 | 2007 |
| Spendenbescheinigungen | 10 | 2007 |
| Steuerunterlagen (soweit nicht für die Finanzverwaltung von Bedeutung) | 10 | 2007 |
| Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)* | 10 | 2007 |
| Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)* | 30 | 1987 |
| Strahlenschutzbelehrungen (RöV)* | 30 | 1987 |
| Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* | 30 | 1987 |
| Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)* | 30 | 1987 |
| T | ||
| Telefonkostennachweise | 10 | 2007 |
| Ü | ||
| Überstundenlisten | 10 | 2007 |
| Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher | 10 | 2007 |
| V | ||
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellung) | 10 | 2007 |
| Verkaufsbücher | 10 | 2007 |
| Vermögensverzeichnis | 10 | 2007 |
| Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) | 10 | 2007 |
| Versand- und Frachtunterlagen | 10 | 2007 |
| Versicherungspolicen (nach Ablauf) | 6 | 2010 |
| Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen | 10 | 2007 |
| Verträge | 10 | 2007 |
| W | ||
| Wareneingangs und -ausgangsbücher | 10 | 2007 |
| Wechsel | 10 | 2007 |
| Z | ||
| Zahlungsanweisungen | 10 | 2007 |
| Zessionen | 6 | 2011 |
| Zinsabrechnungen | 6 | 2011 |
| Zollbelege | 10 | 2007 |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) | 10 | 2007 |
Die Aufbewahrungsfristen beginnen immer erst nach Ende des Kalenderjahres,
in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist.
D.h., dass für alle zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls erst mit Schluss
des Kalenderjahres, in dem dieser erstellt wurde, die Aufbewahrungsfrist beginnt.
Aktenvernichtung Fristen
Die Aufbewahrungsfrist regelt den Zeitrahmen für aufzubewahrende Akten, Dokumente und Datenträger. Diese berücksichtigt eine eintretende Relevanz von Geschäftsvorgängen, Gewährleistungen und Produkthaftungen. In diesem Fall dienen die Geschäftsunterlagen als Belege. Erlischt der gesetzlich festgelegte Zeitrahmen für deren Aufbewahrung, geht es an die Vernichtung. Hierbei gilt es, die dafür notwendige Form zu berücksichtigen.
Die sachgemäße Aktenvernichtung im Rahmen gesetzlicher Fristabläufe
Die Aktenvernichtung unterliegt eben solchen gesetzlichen Bestimmungen wie deren Aufbewahrung. Mit dieser kommt ein Dienstleister seiner Sorgfaltspflicht gegenüber seinen Klienten nach. Er kann die Beseitigung selbst vornehmen oder, insbesondere bei größeren Datenmengen, einen externen Dienstleister hinzuziehen. Hiermit geht die Versicherung einher, alle Unterlagen ordnungsgemäß zu vernichten.
Insbesondere die Löschung elektronischer Datenträger bringt große Herausforderungen mit sich. Hier lassen sich die gespeicherten Informationen nur mit entsprechendem Know-how beseitigen. Es gilt, eine mögliche Wiederherstellung und damit unbefugten Zugriff zu vermeiden. Hier besteht die Option, den Datenträger komplett zu säubern oder zu zerstören.
Der sensible Umgang bei der Aufbewahrung vertraulicher Daten
Daten lassen sich auf unterschiedliche Weise aufbewahren. Neben den klassischen Papierdaten gibt es inzwischen eine große Verbreitung elektronischer Datenträger wie Festplatten und USB-Sticks. Hier besteht für den Dienstleister ein größerer Anspruch als simple Archivierung. Er muss für den Schutz der Daten sorgen, indem er sein System entsprechend ausrüstet. Elektronische Sicherheitssysteme stellen einen zentralen Aspekt im Zusammenhang mit der Aufbewahrungsfrist dar.
Nach Ablauf der Frist hat der Dienstleister die Option, den Klienten auf die anstehende Vernichtung aufmerksam zu machen. Hier ist eine Übermittlung der persönlichen Daten möglich.
Fristen gemäß Dokumentenart
Der festgelegte Zeitrahmen für die Aktenvernichtung variiert nach Art der Geschäftsunterlagen. Hinzu kommen die jeweiligen gesetzlichen Regelungen nach Berufsstand des Dienstleisters, welcher die Daten aufbewahrt. Steuerberatungen unterliegen anderen Vorgaben als beispielsweise Krankenhäuser.
Im kaufmännischen Bereich des Handels- und Steuerrechts gelten Fristen von sechs und zehn Jahren. Bei Patientenakten können bis zu 30 Jahre für die Aufbewahrung feststehen. Eine Aktenvernichtung entfällt lediglich beim sogenannten Dauerwert. Hierbei handelt es sich um eine unbefristete Aufbewahrung von Dokumenten im Rahmen der öffentlichen Verwaltung.
Aktenvernichtung nach Aufbewahrungsfrist
Erlöschen die Fristen für die Aufbewahrung, geht es an die sachgemäße Vernichtung. Für Datenträger bestehen offizielle Verfahrensmaßnahmen für deren Vernichtung. Den unbefugten Zugriff gilt es auszuschließen. Jährlich erscheinen Listen zu auslaufenden Aufbewahrungsfristen. Hiermit erhalten Klienten einen besseren Überblick, wann die Vernichtung von Akten ansteht.
Die Anforderungen für die Aktenvernichtung richten sich neben der Art des Datenträgers nach derer des Dienstleisters. Es spielt eine zentrale Rolle, ob es sich hierbei um Steuerberater, Anwälte oder Ärzte handelt. Dementsprechend treten verschiedene Rechtsgrundlagen in Kraft. Endet eine Frist, besteht ein Unterschied zwischen Löschmöglichkeit und Löschverpflichtung. Beispiele für Letzteres wären die Unzulässigkeit der Speicherung oder bestimmte Arten personenbezogener Daten. Hierbei gelten die jeweiligen Datenschutzbestimmungen.
Professionelle Aktenvernichtung unter Berücksichtigung von Fristen
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in welchem der Datenträger erstellt wurde. Mit der Vernichtung von Akten und Datenträgern erlischt keineswegs die Schweigepflicht von Dienstleistern wie Steuerberatern. Die ordnungsgemäße Entsorgung geht mit dieser einher. Ein unsachgemäßer Umgang bedeutet eine Verletzung der Schweigepflicht und gleichsam einen schweren Vertrauensbruch gegenüber den Klienten.
Hier gilt es, sich auf einen professionellen Partner wie GENVER® zu verlassen, welcher die sachgemäße Aktenvernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist übernimmt. Für die Vernichtung von Akten bestehen Optionen wie Verbrennung und Shreddern in Kleinstteile. Unabhängig von der Form der Entsorgung gilt es, den Zugriff unbefugter Personen auszuschließen.